• 創業資訊 流程和戰略、職能、制度、信息化的關系
  • 新聞來源:嘉興新月會計事務有限公司 閱讀:0 發布時間: 2021-01-11

摘要:

流程和職能之間是什么關系?流程和戰略、信息化之間又是什么關系?下面我們就來解讀流程和相關的一些管理概念之間的關系。

 

我們用一張圖來說明。

                           

這是一個區域的地圖,一個鄉鎮有很多村莊組成。我們將這一大塊土地想象成為一個企業。在這塊土地中有河道,河道就是流程。

 

首先,這塊土地的戰略是什么?土地的價值就是通過收獲來養育這塊土地上的人們,這就是它的戰略。當一塊土地很小的時候,就像我們自家門前的菜地,并不需要河道,用簡單的工具就可以澆灌。而當一塊土地很大的時候,我們就需要建設河道。有了河道才能確保所有的土地都得到有效的灌溉,才能實現我們最終收獲的目標。所以流程和戰略的關系就是,流程是戰略實現的途徑。企業越大流程就越重要。

 

然后制度是什么?如果流程是河道,制度就是河道兩邊的堤壩。堤壩要沿著河道去布置,來確保水能夠在河道中流動。在沒有河道的地方建設堤壩是無效的,而有河道的地方堤壩如果有斷點也會讓水漏出來。所以制度就是要與流程一起共同發揮作用,確保流程能夠被有效執行。

 

接下來,我們看職能和流程的關系。這片土地被分成多個行政村,這些行政村事實上分別管理一部分河道。那么問題來了,當行政村發生變化的時候,合并或者拆分,河道會不會發生改變?也就是說如果職能發生了變化,流程會不會發生改變?理論上來說,職能和流程應該是相對獨立的關系,流程不應該隨著職能的變化而改變。因為河道設置的方式取決于灌溉的最佳實踐,也就是怎樣設置對于這塊土地整體收獲最有利,就應該怎樣去建設。但在企業的現實中,職能部門分割了這些流程之后,也可能會去改變這些流程的運行狀態。

 

這就是在職能型組織中,各個部門之間有可能會為了爭奪資源而去改變流程。這樣變化的結果對于部分流程來說可能是優化了,但對于整個企業來說未必會使全局的結果更優,也可能相反。所以我們做流程分析和優化的時候,需要站在整個企業全局的視角去考慮,整體最優才是最優。

 

我們還可以借助這張圖繼續延伸思考更多的概念,例如風險內控。風險就是不確定性,內控是針對不確定性的控制措施。在這片土地澆灌的過程中,可能有的地方水會多發生洪澇,有的地方水少而發生干旱。為了避免這樣的情況發生,我們就需要去監控灌溉的過程和效果,這就是風險預警。然后我們應該在河道上設置一些水閘去控制水的流量,這樣的水閘就是流程上的控制措施。從這個角度來說,風險內控是離不開流程的,離開了流程就是無本之木。這也是為什么有些企業流程管理是由風險內控的需要而引發的原因。

 

另外一個概念是工作任務。有些人會將工作任務和流程混為一談。實際工作任務就是水流,它需要在河道中流轉。工作任務是動態的,而流程是相對靜態的。用一句富有詩意的話說:任務來或者不來,流程就在那里,不增也不減。就像訂單沒有來的時候,生產線是存在的一樣。而同時,流程的這種靜態只是相對工作任務來說的。在一個長周期中,流程也是動態的,是可以改變的,我們稱之為流程優化和流程生命周期管理。

 

我們再繼續延伸一個概念就是IT。信息化是什么?我們可以假定要把這些河道中的一部分進行改造,把它們換成管道并且裝上水泵,這樣我們就可以更好的控制水的流轉,可以提高效率,減少浪費,同時也能夠降低局部洪澇和干旱的風險。這種情況就相當于我們把一段流程植入IT系統中去運行。

 

現在越來越多的企業意識到,信息化之前需要進行流程的梳理。這是因為我們在進行管道設計的時候,需要考慮現實水流的路徑,基于已有的經驗去鋪設這樣的管道。同時,我們也要考慮人工和信息系統之間,新的信息系統和已有信息系統之間的關系,如何讓它們能夠很好的相互匹配。比爾蓋茨說過這樣一句話:好的信息化能夠事半功倍,不好的信息化是另一場災難的開始——就是這個意思。

 

以上,我們借助這張圖比較通俗的解釋了流程和它相關的幾個管理概念之間的關系。

 

 

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